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Digitalización del sistema de tramitación y seguimiento de solicitudes de subvención
Contexto
La Fundación «Fonds du Sport Vaudois» (FFSV) ayuda a financiar el deporte comunitario y popular, así como el deporte de élite e internacional, redistribuyendo la parte de Vaud de los beneficios de la Loterie Romande. Ante la necesidad de modernizar su proceso de solicitud de subvenciones, la FFSV recurrió a CROSS para poner en marcha el proyecto Octopus, destinado a digitalizar este procedimiento.
Retos
La FFSV quería digitalizar la tramitación de las solicitudes de subvención para optimizar el tiempo de tramitación, aumentar la trazabilidad, mejorar la calidad de las solicitudes y facilitar la comunicación con los solicitantes. Cuatro talleres fueron esenciales para aclarar los requisitos y CROSS, con su experiencia y equipo cualificado, fue capaz de cumplir las expectativas del cliente de manera eficiente, a tiempo y dentro del presupuesto.
Método
El proyecto ha dado lugar a dos portales distintos: una interfaz fácil de usar y con capacidad de respuesta para los solicitantes, y una aplicación de back-office para el seguimiento y la gestión de las solicitudes a través de un flujo de trabajo adaptado. Basada en una pila completa de Microsoft, la solución utiliza tecnologías como SQL Server, Entity Framework , MVC 5, owin, oauth2 a través de Azure Active Directory, Telerik/Ajax para la gestión de elementos de formularios dinámicos.
Beneficios
La digitalización de las solicitudes ha reducido considerablemente el uso de papel y los gastos de envío, ofreciendo a los beneficiarios un seguimiento en tiempo real de sus solicitudes. La mayor simplicidad, la exhaustividad de la información en el momento de la presentación y la mejora de la eficacia han permitido al FFSV interactuar electrónicamente con los solicitantes a través de un sistema integrado de chat e intercambio de archivos. Los solicitantes se benefician de tiempos de tramitación reducidos, y el FFSV es ahora autónomo a la hora de modificar las plantillas de generación de documentos. Desde su despliegue en enero de 2020, Octopus ha facilitado más de 650 solicitudes, 400 de las cuales han sido validadas, y ha contribuido a la concesión de más de 4,3 millones de francos en 2020, lo que demuestra el éxito de la solución.